「煩雑な業務をスッキリ効率よく行いたい」「社内の情報共有がうまくいかない...」そんなときに活用したいのがWEBツールです。
しかしWEBツールの種類は多いため、どれを選べばよいか迷ってしまいますよね。
本記事では、企業が抱えやすい課題に着目した上で、業務の効率化が図れるおすすめのWEBツールを厳選して紹介します！
一口にWEBツールといっても、サイト製作ツール、コミュニ―ケーションツールなどその種類はさまざまです。何となく選んでしまうと「思っていたのと違う...」といったことにもなりかねません。
自社にぴったりなWEBツールを選ぶためには、まず「社内の課題」を洗い出すことが重要です。
下記に企業が抱えやすい課題と、おすすめのツールをまとめているので、自社にはどんなツールが効果的なのか確認しましょう。
ここからは業務効率化におすすめのツールを詳しく紹介していきます。課題解決するか？扱いやすいか？コストが合うか？といった視点で各ツールをチェックしていきましょう。
「あのプロジェクトの進捗って、どうなっているんだっけ？」をなくしていけるのがプロジェクト管理ツールです。担当者に確認しないと状況が分からない、各人が抱えている仕事量が把握しづらいといったお悩みを解消することもできます。
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進捗状況がパッと一目で分かるのが特徴で、各人が抱えている仕事量の見える化にも役立ちます。
そんなプロジェクト管理ツールの使い方は、各プロジェクトにおけるタスクを登録し、それぞれ担当者や期日などを入力し、進捗を随時更新していきます。プロジェクト管理においては日々更新するものであるため、「使いやすさ」を重視しましょう。
またツールによっては、使用できる人数が限られていたり、大規模プロジェクト用・小規模用と分けられていたりするため、関わる人員やプロジェクトの規模などを踏まえて選ぶことが大切です。
asanaはタスク登録をすると、わかりやすくリスト化され、期日などが一目でわかります。またGoogleドライブ・Gmail・slackなどの200を超えるアプリとの連携もできます。無料のBasicプランでは15名まで使用でき、無制限のプロジェクト・タスク管理が可能です。To-Doリストをシンプルに管理したい場合におすすめです。
公式サイト：https://asana.com/ja
ClickUpは、プロジェクト管理はもちろんのこと、スケジュール管理やリマインドなどの機能が多彩なツールです。ルーティン業務を自動で生成してくれる便利な機能も。無料プランではユーザー数＆プロジェクト登録数が無制限で使用できます。気になる点としては、英語表記のため、慣れるまでに時間がかかる場合もあるでしょう。
公式サイト：https://clickup.com/
backlogは、ガントチャートやマイルストーンによってプロジェクト管理が簡単にできます。またそれぞれのタスクはドラッグ＆ドロップによって直感的に操作できるメリットもあります。
個人のタスク管理向けプラン、中規模～大規模プロジェクトまでさまざまなプランが選べます。アプリをダウンロードすればスマホからもサクッとアクセスできます。
公式サイト：https://backlog.com/ja/features/
「残業が減らない」「業務の時間配分は見直したい」といったように、限られた時間を有効活用して作業効率を向上させるには、時間管理ツールの導入がおすすめです。
日頃の業務を見直して、無駄に時間がかかっている業務を発見できれば、その分を他の業務に回すこともできるでしょう。また時間管理ツールによって、各人の業務が明確になるため、誰が何をやっているかわからないといった状況もクリアにできます。
Toggleはプロジェクトごとに、どれだけの時間を要したのか計測・記録できるツールです。プロジェクトに関わっているメンバーの作業時間も確認できます。管理画面は英語ですが、操作は直感的でシンプルです。
公式サイト：https://toggl.com/
TimeCrowdは作業にかかった時間を記録してグラフ化するなど「見える化」にこだわっているツールです。リアルタイムで、他のメンバーが何をしているかが確認できる機能も。Chatworkと連携し、Chatworkに登録したタスクを改めて入力することなく、時間の記録ができる便利な機能も備えています。
公式サイト：https://timecrowd.net/
ClockIt！では作業時間の計測・管理が容易にでき、作業記録をグラフで確認します。またTo-Doリストが作成できるのでスケジュール管理にも役立ちます。無料プランでは、個人の作業時間を把握し、改善におすすめですが、チームで時間管理・共有したい場合には有料プランを選びます。
公式サイト：https://clock-it.com/
業務をスムーズに進めるためには、円滑なコミュニケーションが欠かせません。
「メールで個別のやりとりが面倒」「今使用しているツールは何だか使いづらい」といったお悩みがある場合は、コミュニケーションツールの導入や見直し、統一化をしましょう。
コミュニケーションツールは、複数の人に一度にメッセージが送れたり、気軽にチームミーティングができたりと便利な機能があります。
リモートワークなど働き方が多様化している今、コミュニケーションツールは欠かせませんよね。社内の情報を扱うために、セキュリティに強く、導入している企業が多いものだと安心です。
それぞれのツールで特徴が異なるため、自社にマッチしているかよく検討して決めましょう。
Chatworkは、個人にIDが振り分けられるため、IDが分かれば社内・社外の人とも気軽にチャットできます。グループチャットが作れるため、グループ内での情報共有にも役立ちます。タスク管理ができる便利な機能も。気になる点は、スレッドがないため、メッセージが流れてしまいやすい点です。チャットでやりとりする人が100名までなら無料で利用できます。
公式サイト：https://go.chatwork.com/ja/?click=header-navi
slackではグループチャットとして、チャンネルが複数作れて、案件ごとのやりとりがスムーズにできます。またスレッド機能があり、情報の整理にも役立ちます。
指定した日時に自分やチャンネルのメンバーに自動通知できるリマインド機能など、多彩な機能があるため、さまざまな企業で利用されています。Googleカレンダーなど1500種類以上の外部サービスとも連携も可能です。
公式サイト：https://slack.com/intl/ja-jp/
LINEと操作が似ていて、個人間はもちろんのことグループでのやりとりも自由にできます。LINEと同様に、誰が既読したのかが分かるため、情報の周知の確認が容易にできます。
またビジネスで使えるスタンプが使えるのもうれしいポイントです。LINEは基本的に自由に誰とでも繋がれますが、LINEWORKSでは、管理者が登録した人でないと利用できません。
100名までのユーザー数なら無料で利用できます。
公式サイト：https://line.worksmobile.com/jp/
マインドマップとは、個人が考えていることや発想を図やフローチャートにして表していくツールです。
「よいアイデアが浮かばない」「プロジェクトの課題が多くどう手をつけたらよいか分からない」といったお悩みを抱えている場合は、思考を整理するのが効果的です。
マインドマップはトピックとなる文字に対して、課題などを枝分かれにして追記していきます。思考がすっきり整理できるだけではなく、アイデアの深堀りもできるでしょう。また、考えていることを視覚的に表すことで、第三者からアドバイスをもらうのにも役立ちます。
メンバーで同時編集できたり、マインドマップで挙がった課題をそのままタスクとして作成できる便利なツールもあります。
MindMeisterはアプリのインストールは不要で、インターネット環境があれば利用できます。シンプルで直感的なデザインのため、使いやすさに定評があります。マインドマップで浮かび上がった課題を、そのままタスクとして整理できる便利な機能も。企業プランになると、部署やプロジェクトごとのグループが作れます。メンバー同士で共同編集ができます。
公式サイト：https://mindmeister.jp/
MindNodeはiOS・macOSで専用アプリをインストールして利用します。iCloudで同期できるため、iPhoneやiPadを利用して、仕事以外の時間でもアイデアがふと浮かんだときに入力できます。デザインの変更や調整がしやすいというメリットも。ただしWindos端末・androidでは利用できません。
公式サイト：https://www.mindnode.com/
RPAとは、Robotic Process Automationの頭文字をとった言葉で、データ入力などのパソコンで行う業務をロボットが代わりに行うことを指しています。
ロボットというと人のように動くイメージをもちますが、RPAはソフトウェアのロボットでパソコンやクラウド上で動くのが特徴です。オフィス業務の代行をしてくれるというイメージでよいでしょう。
例えばマイクロソフトオフィスの操作手順を記憶して、事務処理を自動化することで、他の業務に専念でき、人に教えるという労力も削減できます。
RPAを使用するためには、導入費用の他にランニングコストがかかるのが一般的で、数十万円の費用が必要な場合もあります。
NTTの特許技術を駆使したRPA。契約書や伝票など、大量のファイルをシステムに入れ込むなど、定型作業を得意としています。その他にも情報収集や、アンケートなどの手書き情報をテキストに変換し、登録することもできます。国内シェアが高く、サポート体制が充実しています。
公式サイト：https://winactor.biz/
RoboTANGOは、1つのライセンスがあれば複数のパソコンで利用できます。給与計算業務や売上データの集計など経理の業務も代行します。
アンケート結果の集計から報告書を作成し、定期的な情報集など何役もの働きをしてくれます。初期費用10万円、月額料金は5万円からと低価格で利用できます。
公式サイト：https://robotango.biz/
「WEBサイトを気軽に作りたいけれど担当者がいない」「分析の仕方が分からない」といった場合におすすめなのがWEBページがサッと簡単に作れる製作ツールです。
ただサイトが作れるだけではなく、書き換えがサクッと簡単にできるのも特徴です。
もしWEBサイトの更新や保守などを外注している場合は、それが自社でできるようになるため、コスト削減にもつながります。
コーディングなどの難しい作業も不要で、すぐWEBページが作れるのが魅力です。用途としては、成約をとることに特化したランディングページや、営業資料のWEB化など活用方法はさまざまです。
パワーポイントで作成したデータをもとに、たった30秒程度でWEBサイトができます。WEBサイトを表示させるためのソースコードを使わず「ノーコード」でサイト公開できるのが特徴です。
作成したWEBサイトのテキスト修正・更新、画像の配置変更はとても簡単！パワーポイントを操作するように使えるので、特別な知識がなくても自社で誰でも更新作業できます。
テンプレートも豊富でWEBサイトのイメージに合ったものが作れます。PV数 ・ コンバージョン率 ・平均滞在時間など、アクセス解析も簡単にできます。
公式サイト：https://www.slideflow.me/jp
業務の効率化に役立つ、おすすめのWEBツールを紹介しました。
さまざまなWEBツールがありますが、自社の課題や予算、使い勝手などを考慮して決めることが重要です。
今の困りごとをそのままにせずに、WEBツールを有効活用して、業務を円滑に進めましょう！
