社内情報を一元管理してサッと共有したい時に役立つのが、社内用のホームページです。
一方で「どうやって制作するの？」「できれば簡単で費用は最小限に抑えたい」といったように気になる点も多くありますよね。
この記事では、社内ホームページの作り方、作成時の注意点などを徹底解説！
一瞬で社内ホームページができる、便利なツールもご紹介します。
そもそも社内ホームページとは、会社の従業員に向けた情報が集約しているWEB上のページのことを指し、社内ポータルサイトと言うこともあります。
社内ホームページは、社外向けではなく、従業員間でスムーズに情報共有ができるものと考えておくとよいでしょう。
下記に、実際に社内ホームページを作成して、業務をグッと効率化するためにしておきたいことをまとめました。実際の業務をイメージしながら見ていきましょう。
部署内での情報共有や管理はどのようにしていますか？部署の共有のフォルダに入れていても、最新情報がどれだか分からない、会社に戻らないと確認できないといった事態はおきていないでしょうか。
また他部署がどんなことをしているのか、同じフロアにいても、意外と分からないこともありますよね。
そんな時に役立つのが社内用のホームページです。
部署ごとに情報をまとめたホームページを作り、最新情報を保ちます。
社外にいてもアクセスが可能になるのも魅力ですね。
そしてノウハウの蓄積なども行えば、部署のメンバーが変わったとしてもスムーズに業務に取り掛かれるでしょう。
また社内ホームページを効率的に活用することで、ミーティングの回数や時間を減らしたり、他部署の取り組みが把握しやすくなったりします。
業務に関するマニュアルを紙ベースで保管していると、場所をとるだけではなく、複数の従業員で同時に見られないといった問題が発生します。一方データ上で管理している場合は、どのデータが最新で、どれを見ればよいか分からずに結局担当者に確認してしまうといったこともあるはずです。
そんな業務マニュアルや手順書を社内ホームページにまとめておくと、URLを共有するだけで簡単に閲覧できます。マニュアルの内容に変更があった場合でも、情報を編集するだけなので、印刷したり、資料を差し替えたりする必要はありません。
朝礼や部署内ミーティングで、経営目標などを伝えていても、正しく共有ができていない場合や、リアルタイムでの共有が難しい場合もあります。
そこで社内ホームページを活用すると、正確な情報の共有が容易に図れます。ミーティングでも社内ホームページが活用でき、自社のビジョンにブレを出さすに、従業員が一丸となって取り組みやすくなるでしょう。
就業規則や顧客対応など、従業員からよく質問がある内容について、社内ホームページに掲載しておきます。すると、質問に対応する時間のロス削減や、特定の人に業務が偏ってしまう属人性が排除できます。
また、現場にて社内に戻ってから確認するといったことがなくなり、現場での判断も可能になります。
顧客対応などもしっかり明記しておくことで均質化が図れるでしょう。
ここでは、社内ホームページを作成する上で、注意しておくべき点についてまとめています。せっかく社内ホームページを作ったのに「何だか使い勝手が悪い...」とならないよう、確認しておきましょう。
特定の人や社内のネットワークでないと、ホームページにアクセスできないといった場合は、不便に感じる場合が出てきます。
アクセスに制限を設けるのではなく、閲覧したい時に誰でもサッと見られると利便性が向上します。
もちろんホームページへの掲載内容によって、公開範囲を設定する場合もありますが、URLをクリックするとすぐに閲覧できるようにしておくとよいでしょう。
社内ホームページは「最新の情報」が保たれていることが肝心です。
もし、WEB担当者でないと編集できない状況であれば、タイムラグが発生することも。また特定の人に業務の負荷がかかり、属人性も排除できません。
そのため、社内ホームページは特別な学習をしなくても、誰でも簡単に編集できるといった点で作成していくことがポイントです。
社内ホームページを作成したものの全く浸透せず、従業員が使いこなせていないというのは実はよくあるケースです。
デザインなどのビジュアル面にこだわるよりも、ページが分かりやすいか、必要な情報がすぐ閲覧できるのかといった「使い勝手」を重視しましょう。
そのためには、どういった情報がホームページにあるとよいのか従業員の声を集めたり、活用方法についてしっかりと周知しておいたりすることが有効です。
社内ホームページ作成を検討するときは、自社で抱えている課題を解決したいと考えていることがほとんどではないでしょうか。
例えば、従業員から業務に関する同じような質問が多く寄せられるといった場合は、業務マニュアルの掲載が有効で、最新の情報を共有したい場合は、更新した情報が目立つ場所に掲載されているページだとよいでしょう。
自社にどんな課題があるのか、洗い出した上で着手することが大切です。
社内ホームページを作成する方法は、基本的には外部に依頼するか、自社で作成するかのどちらかになります。
外部に依頼する場合は、ホームページ制作費や保守費用などが発生し、打ち合わせ費用などがかかることも。ページの内容にもよりますが、数万円～数十万円と費用がかかります。
一方自社で作成する場合は、外部に依頼するよりも費用がグッと抑えられますが、本来の業務に支障がでてしまい、それを補うために人件費がよけいにかかってしまうこともあります。
事前にどれくらいの予算が組めるのか、予算内ではどんなことができるのか調べておきましょう。
社内の機密情報を掲載する場合は、セキュリティ面に気を配る必要があります。
セキュリティ対策としては、セキュリティソフトの導入や、パスワード設定、ファイルの閲覧制限などを実施します。
不正アクセスなどで情報漏洩がおきないよう、安全に活用していくことが大切です。セキュリティ対策が疎かにならないよう、万全に対策しておきましょう。
社内ホームページを作成していく上では、どういった目的で、何を解決するのかといったことを踏まえて進めていくことが大切です。
加えてホームページを作成した後の運営方法も考えておくこともポイントに。作成手順についてくわしく見ていきましょう。
まずはなぜ社内ホームページが必要なのか、現在の課題を洗い出してみることが大切です。
例えば何を掲載するのか、社内情報の共有だけではなく、プロジェクトの管理やコミュニ―ケーションツールを盛り込むのかについても検討します。
どういった社内ホームページを作成したいかがまとまったら、自社で行うのか、外部に依頼するのか決めます。
自社で行う場合は、ホームページを作成するサイトやツールをピックアップします。外部に依頼する場合は、自社の希望を反映したページ作りができるのかよく確認した上で契約へと進みます。
そして、社内ホームページ作成だけではなく、運営方針を考えておく必要があります。そもそもホームページは作成して終了ではなく、従業員が活用していかないと意味がありません。
そのためには最新情報を日々更新しながら、従業員が使いやすいように、運営していく必要があります。また社内ホームページに関して、質問があった際に誰が対応するのかも決めておきましょう。
では具体的に、社内ホームページを作成する方法は何があるのか、下記に3つの選択肢をまとめました。それぞれのメリット・デメリットについても確認しておきましょう。
まず1つ目はホームページの制作会社など、外部に依頼する方法です。
こだわったデザインにしたい場合や、さまざまな機能を持たせたい場合にぴったりです。社内で人員調整がうまくいかない場合は依頼した方が手っ取り早いでしょう。
注意点としてはホームページの仕上がりイメージにおいて相違がないように、綿密に打ち合わせをして進めることです。
メリット
デメリット
2つ目はGoogleやWordプレスといった、ホームページが作成できる専門のサービスを利用する方法です。
無料で利用できるものも多くあります。
シンプルなホームページを作りたい場合や、WEB担当者が対応できそうな場合は検討してみるのもよいでしょう。
メリット
デメリット
最後は、ホームページ作成用のツールを活用する方法です。
サイト作成ツールは、文章や画像を差し込めば、ホームページが出来上がり、編集もスピーディーにこなせるといったように操作性がよいものが多くあります。
複雑なシステムは不要で、基本的な情報共有ができればよいといった場合には、サイト作成ツールを活用してみましょう。
メリット
デメリット
社内ホームページを作成したら、多くの従業員に活用してもらい、満足度の高いものにしたいですよね。下記に、社内ホームページはどんなものが人気なのか、いくつかトレンドを紹介します。
ただ文章が連なっているホームページよりも、イラストや色見などがあるデザインの方が使用しやすいでしょう。
またホームページを開いた際に、必要な情報が一目で分かるといった「社員ファースト」であることもポイントです。
従業員のプロフィール機能が充実していれば、社員間の距離を縮めることもできるでしょう。
また社外において、スマホでも閲覧しやすい対応になっていることも大切な要素です。
社内ホームページ作成においては、どう作るかといった点に注目しがちですが、作成した上でしっかりと運営にしていくためには、「自社で更新しやすい」を念頭におくことが大切です。
もし、毎回外部に依頼しないといけない場合は、リアルタイムでの情報共有が難しくなります。
作成して終わり！とならないように、どう運営していくか考えて社内ホームページ作りに着手しましょう。
社内ホームページの作り方について、手順や注意事項などをまじえて解説しました。
社内ホームページは、煩雑な情報が一元管理でき、業務の効率化が図れる有効なツールです。
サッとホームページが作れるサービスやツールもあるので、ぜひ社内ホームページ作成に挑戦してみてくださいね！
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